Chères DSI, à combien de réunions participe-t-on chaque semaine ? Et combien de décisions sont relevées et appliquées ? Le fameux RIDA qui se doit en principe de suivre la réunion est souvent un grand oublié.
Pourtant, une réunion n’est pas un acte neutre. Elle mobilise des employés pendant un laps de temps non négligeable. Chacun devrait en tirer des informations importantes, des décisions pour la suite du projet ou des actions à mener.
Dans la réalité, c’est loin d’être le cas. Les réunions sans ordre du jour précis sont nombreuses. Et le sentiment de perdre son temps n’est pas qu’un sentiment. Si seulement il existait des outils pour éviter cela.
Je n’ai aucun lien avec la société Plaud Inc. Mais la présentation réalisée par le vidéaste Jérôme Keinborg m’a permis de découvrir ce type de solutions. Enregistrer une réunion et utiliser l’IA pour :
- résumer les échanges
- identifier les points clés
- proposer un RIDA
Cela change beaucoup de choses.
Ce nouvel acteur neutre répartit les actions et les responsabilités de chaque acteur sans être contestable puisque tout est enregistré, sauvegardé, indexé donc vérifiable. Les absents ont un résumé clair et peuvent réécouter l’échange au besoin.
Les applications ne se limitent pas qu’aux réunions mais revenons au sujet. Je comprends votre inquiétude sur l’intégration d’une telle solution dans le SI. Même si la plus value est présente la rendre accessible aux collaborateurs n’est pas aisée.
Plaud Inc ou toute autre solution d’automatisation de gestion de réunions, c’est le fait d’entreprises encore méconnues du grand public. Si votre entreprise cherche la simplicité, Microsoft est là. Encore une fois, je n’ai aucun lien avec la firme de Redmond.
Leur outil phare, Teams, est présent dans le parc informatique de la plupart des entreprises. Il a fait ses preuves lors du confinement de 2020 et s’est amélioré par la suite. Et toutes les fonctionnalités identifiées plus haut sont désormais implémentées.
Avec l’option Premium, vous n’aurez plus l’excuse de l’information manquée. L’outil de productivité est remarquable. Pour les anglophones, cette revue honnête est une démonstration simple et satisfaisante.
Et comme tout est intégré dans Teams, la réunion, ses supports, son déroulé, son résumé, son RIDA, … sont très accessibles. Et pour améliorer l’expérience, il est possible d’intégrer Copilot pour l’interroger en parallèle sur ce qui se raconte.
Tout service a un coût. Premium vous coûtera 8 € par mois par utilisateur et Copilot 20 € de plus. Mais suivant votre activité, cela peut se rentabiliser facilement. Il reste alors la problématique de la souveraineté des données.
C’est une concession à faire pour le moment. Il y a sûrement des possibilités de configurer des agents basés sur des modèles d’IA européens qui réaliseront le travail du secrétaire de réunion, mais seront-ils aussi bien intégrés dans Teams ?
J’y consacrerai bien du temps si cela me permettait de progresser dans mon organisation. Mais seul et sur mon temps personnel, bien d’autres arriveront avant moi. Alors j’ai mieux à faire.
Chères DSI, pense à mes conseils. Nous sommes nombreux à nous désespérer dans ces réunions chronophages. Alors, un outil IA qui améliore cela, quelqu’il soit, sera toujours apprécié.