Chères DSI, les paroles s’envolent, les écrits restent. Et dans tout projet informatique, les écrits ne manquent pas. Il faut dire que pour s’assurer de la réussite d’un projet, les méthodes imposent de nombreuses étapes.
Et chaque étape nécessite ses documents clés qui valident que les actions ont bien été menées. Les documents attachés à un chantier se retrouvent réparties dans différentes Directions afin d’avertir l’ensemble des parties prenantes.
Un chantier, un projet, se retrouve à faire l’objet de nombreux documents. Et chères DSI, vous savez que ce ne sont pas les chantiers qui manquent. Les composants techniques et métiers d’un SI moderne sont très nombreux.
Ainsi, l’espace documentaire s’accroît à une vitesse vertigineuse. Même pour un simple composant, chaque évolution a ses documents attitrés. Pour plusieurs versions par an, une dizaine de documents à chaque itération, cela devient conséquent.
Se pose la question de la gestion documentaire. Plus d’espace de stockage n’est pas une bonne solution. Ce qu’il faut c’est une hygiène numérique. Et avant de trouver une organisation efficace, supprimons ce qui est inutile.
Le grand ménage
Les versions de travail
Il est inutile de conserver les versions de travail d’un document. Après la validation de ce dernier, les différentes versions produites n’ont plus de sens. Garder des versions 0.1, 0.2, … dans un répertoire “old” est une perte d’espace.
Les documents inutilisés
Est-il nécessaire de garder un historique des versions d’un composant sur plus de 3 ans ? Dès qu’un composant est mis en production, la plupart des documents deviennent obsolètes. Seuls les documents de la version en cours et de la version précédente ont un intérêt.
La réorganisation
Débarrassés des documents inutiles, il est temps de repenser l’organisation des répertoires. Elle se doit d’être compréhensible par tous : développeurs, responsables, architectes, … Pour cela, un exercice de carte mentale devrait permettre de définir une organisation fiable.
Bien sûr cette organisation documentaire adaptée pour un service de développement peut s’avérer peu adaptée pour un autre service de développement client des composants produits ou un service de production.
Pour ce dernier cas, l’usage de mots clés pour l’indexation ou d’agents IA qui font remonter aux services en question les nouveautés documentaires sera largement suffisant à une bonne coordination des équipes.
Dans le meilleur des cas, il serait mieux que chaque équipe de développement ait la même méthode de gestion de projet et donc la même structure documentaire. Mais un voyage commence toujours par un premier pas.
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Avec ces simples conseils, vos (nouveaux) collaborateurs ne se perdront plus dans la montagne de documents. Vous pouvez aussi acheter les services des grands acteurs et croire en leurs promesses. Mais sans bases solides, même les meilleurs outils ont leurs limites.