“Range ta chambre !” Qui n’a pas entendu cette phrase dans son enfance ? Si Gros Geek (GG) est resté traumatisé par cette phrase et vit désormais entouré de ses anciens ordinateurs bien ordonnés dans des meubles Ikea, la plupart du temps, nous faisons attention à notre environnement. Pourtant, il existe un endroit où l’ordre ne règne pas, c’est bien sur notre ordinateur.
Contrairement à l’utilisateur lambda, GG est conscient que son ordinateur, en plus d’être son espace de prédilection, est son outil de travail. Et son organisation est digne des entrepôts du FBI. S’il peut perdre un clavier dans le réfrigérateur, en revanche, il trouvera instantanément le moindre fichier, même s’il a été écrit il y a 20 ans.
Pourtant, pour la plupart des gens, retrouver un fichier est une activité compliquée. Le bureau est saturé d’icônes. Les répertoires utilisés ont des structures de noms variées et sans logique réelle. Les fichiers ont des noms très courts ou, lorsqu’ils sont issus d’extraction, des noms à rallonge dans une syntaxe anglo-saxonne.
Commençons par la base
Chez les puristes adeptes de la méthode Marie Kondo, le bureau doit être vierge. Aucune icône ne doit apparaître. Si vous cherchez un programme, il doit être rangé dans la barre des tâches (en bas). Pour un fichier, il doit être rangé dans un répertoire. Le menu ‘Démarrer’ et l’explorateur de répertoires (raccourci ‘Windows’ + ‘E’) permettent de tout retrouver facilement.
De plus, vos répertoires et fichiers doivent être bien nommés. Par cela, j’entends que lorsque vous créez un document Word pour imprimer une recette de tarte aux pommes, ne nommez pas le fichier ‘doc1’ mais ‘tarte aux pommes’. Et ce fichier doit être placé dans un répertoire ‘recettes’ où vous rangerez toutes les autres recettes même si pour le moment il n’y en a qu’une.
Vient ensuite le catalogage classique
Introduit par Windows XP, les répertoires ‘Mes Documents’, ‘Mes images’, ‘Mes vidéos’ proposent un début d’organisation. Ces répertoires sont présents dans l’espace personnel de l’utilisateur. Vos documents seront rangés dans ces répertoires. Je vous conseille d’organiser ces répertoires standards en créant des sous-répertoires. Ainsi, sous ‘Mes Documents’, créez le répertoire ‘Mes recettes’. Créez autant de répertoires que vous avez d’activités.
Si vous écrivez beaucoup de recettes, vous pouvez les classer par catégorie (‘sucrées’, salées’, …) ou par date (‘2019’, ‘2020’, …). C’est à vous de définir l’organisation. Et elle est importante. Ce que je reproche à l’organisation de Windows, c’est qu’elle est technique. Une recette peut être présentée dans un texte, dans une vidéo ou dans une image. Et je n’ai pas envie que mes fichiers soient dans des emplacements différents. Je définis donc ma propre organisation.
La recherche instantanée par mots clés
La limite du catalogage classique réside dans sa rigidité. Il est obligatoire puisque c’est ainsi que fonctionne votre ordinateur, mais il est limité. Une seule hiérarchie peut être définie. Un autre outil d’organisation a été mis en place : les tags (ou marques en français). Il s’agit de mots clés associés à votre fichier pour le retrouver plus rapidement. Ils doivent référencer des catégories.
Dans un même répertoire, je peux avoir des fichiers de catégories diverses. Dans un même répertoire, je peux avoir des recettes sucrés ou salés, des recettes d’hiver ou d’été, … Ils seront distingués par leurs mots clés. Des outils de recherche permettent ensuite de ne lister les recettes sucrées d’été.
Les hashtags ‘#’ ou mots dièses en français sont d’ailleurs les héritiers de ces mots clés pour les recherches sur les réseaux sociaux.
La recherche
Vous n’avez défini aucune hiérarchie pertinente pour vos répertoires. Vous n’avez pas bien nommé vos fichiers, ni indiqué aucun mot clé. Il reste le moyen de retrouver vos fichiers : le moteur de recherche. Il agit en deux étapes :
- Il va indexer tous les documents existants et créer un thésaurus pour chaque fichier.
- Lorsque vous lancerez une recherche sur un mot clé, au lieu de regarder le contenu d’un fichier, le moteur étudiera le thésaurus associé afin d’aller plus vite.
Le moteur de recherche ne fait que cacher la poussière. Il retrouve bien les fichiers que vous recherchez. Mais si vous n’effectuez pas le travail en amont, ses réponses seront peu pertinentes.
La solution ultime
Bien conscient que les utilisateurs standards ne respecteront pas les consignes précédentes, GG et ses collègues de la Pomme ont élaboré la solution ultime. Plus de classement à définir, plus de mots dièses à inventer. L’organisation est réalisée à l’insu de l’utilisateur. Comment ? Simplement en liant un fichier à son application d’origine. Vous n’ouvrez plus un document en double-cliquant dessus, vous lancez l’application et après vous ouvrez votre document.
Allons plus loin dans l’automatisme. Sans votre intervention, vos photos sont classées par date et par lieux. L’application de photographie a ajouté des tags automatiquement. Ajoutons un peu d’IA. Celle-ci visionne vos photos pour déterminer les éléments remarquables : portrait, animal, ballon, casquette, … Ainsi, sans que vous n’ayez renseigné aucun tag, vous pouvez rechercher les photos de vos amis en sweat à capuche en cherchant ces mots clés.
Conclusion
Ce n’est pas parce qu’un espace est virtuel qu’il ne doit pas être organisé. Certes, le désordre ne se voit pas mais le temps perdu à retrouver un document est non négligeable. Les outils actuels automatisent ce rangement. Mais avec le temps, on cumule bien plus de documents que l’on ne pourrait l’imaginer.
Aussi performants qu’ils soient, les outils modernes ne font pas de miracles. Alors prenez le temps de nommer et d’organiser vos fichiers et répertoires. Cet exercice vous fera gagner du temps plus tard, et c’est très bon pour votre propre mémoire.